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OA软件内部使用管理制度(推荐)

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2016-05-15 09:33:00

一、总则

1、了提高公司工作效率,保障信息传递畅通,根据公司的实际,制定本制度。

2公司办公自动化系统(以下简称OA系统)是以通达OFFICE ANYWHERE网络智能办公系统为管理平台,采用服务器/客户端/浏览器结构,建立起来的覆盖全公司管理人员的办公信息管理系统,实现网上办公和信息资源共享。OA系统是公司信息化建设的重要组成部分,是提高公司办公整体管理水平的重要手段。

3为了加强对公司OA系统的管理,提高公司工作效率,有效降低和节约成本,加快办公自动化建设,保障文件和各种信息传递快捷通畅,根据《国家信息化领导小组关于我国电子政务建设指导意见》 、 《国家机关公文处理实施细则》 、 《中华人民共和国保密工作规定》 、 《计算机系统管理规定》 、 《公司公文处理办法》等有关规定,结合公司实际,制定本制度。


二、组织职责 

OA系统的运行中,公司各部门各负其责,协同配合。职责如下:

1、公司行政部是公司办公自动化OA系统的归口管理部门。主要职责为: 

(1)、负责制定OA系统规章制度; 

(2)、负责OA系统核心工作流程设计、修改;

(3)、负责OA系统各职能部室工作流程设计的审核;

(4)、负责确定、监管OA系统核心工作流程参与人员的权限;

(5)、负责监控、检查、督办核心工作流程的工作流转;

(6)、负责工作流程的归档,并为其他部门提供查询;

(7)、协助企划部信息部组织操作培训;

(8)、协助企划部信息中心搜集、整理优化系统的需求; 

(9)、负责OA系统内各大功能模块信息内容更新的监督;

(10)、负责对系统内的保密设置进行定期检查;

(11)负责对系统内的信息按照公司保密要求进行定期检查、监督;

2、信息部门负责OA 系统的建设、维护和服务支撑工作,负责服务器的管理维护和日常运行。主要职责为:

(1)、负责OA系统软件的开发升级管理;

(2)、负责OA系统的数据备份;

(3)、负责制定OA系统应急方案和系统技术管理规章制度;

(4)、负责公司领导、OA管理员和相关人员的培训和技术指导工作; 

(5)、负责OA服务器、操作系统和硬件的维护,确保服务器安全运行;

(6)、负责系统用户注册、注销等管理; 

(7)、负责文件柜功能模块各部门书写权限的设置。 

3、人力资源部负责为OA办公系统提供现行的组织机构设置,提供OA办公系统中用户的流动信息。主要职责为:

(1)、负责现有用户、及新增用户的审核;

(2)、负责提供用户(变更或注销)信息给企划部信息中心。 

4、其他部门主要职责为: 

(1)、负责制定本部门OA系统相应管理制度; 

(2)、负责指定部门OA管理员,参与本部门工作流程的定制、文件夹的建立以及本部门OA系统终端的日常维护、人员培训等技术支持工作;

(3)、部门OA管理员负责本部门参与OA系统人员权限变更时,及时提供给公司行政部申请调整;负责处理OA系统中公文流转工作及文件夹属性和内容的变更工作;

(4)、负责根据本部门工作需要,提出优化需求。


三、文件管理

1、公司各部门发出、报送的各类文件(包括发通知、请示、报告、简报、报表、信息等)原则上统一采用公司办公自动化OA系统发送。本系统不启用电子印鉴。 

2、OA系统中的公文也称电子公文,是通过公司统一配置的公司办公自动化系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。电子公文传输,是指电子公文的生成、发送和接收过程。 

3、公司行政部负责对电子公文传输工作进行指导和检查。

4、电子公文要素与纸质公文基本一致,包括公文版头、密级、发文字号、签发人、公文标题、主送机关、正文、附件、成文日期、附注、主题词、抄送部门、版记等。电子公文与纸质公文工作流程、行文关系、归档管理基本相同。 

5、电子公文与纸质公文具有同等效力,不加电子印鉴。如需要对外提供纸质文件,各部门可向公司行政部申请正式文件。

6、各类电子公文处理程序按照《公文处理办法》的规定在公司办公自动化OA系统中办理。在 OA系统中,公司收文办理程序为公司行政部起发领导批阅流程,公司领导批阅后转公司分管领导阅批,再转承办部门批办并择具体办理人办理。

7、各部门在OA系统中办理公司领导批阅的文件由部门主管征求批阅文件的公司领导意见后归档。

8、在OA系统中, 公司发文办理程序为各部门拟稿人发起发文流程,本部门领导审核,如需要会签部门协助办理由拟稿部门主管领导协调会签,会签后主办部门交公司分管领导阅批,分管领导确认后转公司行政部审阅公文,由行政部经理交公司领导签发。

9、文签发后,由公司行政部编号、制作电子公文,使用OA系统文件分发流程发至公司各部门主要负责人和OA管理员各一份,并根据实际需要打印纸质文件若干份报出并归档。 

10、办理工作业务使用本系统设定的工作流,根据文档管理一体化的原则,做好电子文档的归档,并妥善保管归档记录,备查。直接发送电子邮件可用于小范围内的信息沟通。 


四、登陆规范 

1、系统正式运行后,系统所有用户至少在每个工作日上午、中午的上班后一个小时内,中午和下午下班前一个小时内分别进入系统浏览一次,以保证公文系统的正常流转和信息的及时传送,最好能长期登陆进OA办公。

2、系统用户必须建立个人密钥,填写个人信息,保护好个人登陆密码、电子签名密钥,并定期更换。多人共用一台计算机,如暂停OA办公需及时注销或退出OA系统,以免他人介入工作环境。

3、登陆OA系统用户口令应经常更改并保守秘密,以防他人有意或无意打开系统数据库获取信息,滥发电子邮件、恶意增删资料或干扰公文运转。


五、安全保密 

1、所有用户应认真贯彻执行《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》和公安部《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》 ,严格遵守公司《计算机管理制度》有关规定。 

2、按照公司《计算机管理制度》的规定,为了保证各单位的网络畅通,严禁使用BT、电骡、电驴、迅雷、pplive等占用网络带宽的软件,严禁在线观看与工作无关的网络视频;严禁对网络软件和硬件进行非法操作。系统用户必须安装杀毒软件,拒装者取消其上网资格(包括个人笔记本电脑)。 

3、OA系统的所有用户,不得利用OA系统从事危害国家、集体和他人利益的活动,不得在系统上制作、传播有碍社会治安和不健康的信息,不得制造和输入计算机病毒以及其他危害系统安全的数据。 

4、OA系统中的所有用户应按规定的权限阅读和使用系统提供的信息。不得盗用他人用户账号,不得干扰其他用户和破坏系统服务。 

5、未经管理人员的同意,任何人不得随意让公司无关人员及外部人员查看OA系统中的内容,更不许下载受控的内容;

6、 发生泄密的情况,将按《员工手册》及保密规定的内容追究相关人员责任。


六、网络维护

为确保网络的正常运行,全体员工都有对OA系统维护的义务;

1、公司OA管理员是公司OA系统栏目,版面变更唯一的指定人;

2、禁止在OA系统上传带有病毒的文件、图片等;       

3、未经许可,不得私自改变OA系统的桌面内容;

4、不得对网络运行进行人为设限。


七、回复

实现信息的畅通,实现“知情”管理:

1、 相关人员按职责对相关信息,应及时给予回复;上级要求必须回复的,格式为(回复);涉及到全体员工或每团队员工格式为(全体回复);

2、公司通知、企业制度、指令等栏目内容涉及全体员工的, 每个员工必须在一星期内给予回复,涉及相关人员的必须在三天内给予回复;

3、其他栏目,若下级要求必须回复的,格式为(请回复);并应在三天内给予回复;

4、急办的内容发布,内容上应注明“急办”,对急办的内容,相关人员必须在当天给予回复;

5、申请栏目内容发布 ,应有部门负责人的审核意见;

6、论坛、宣传表格、人员去向、档案等栏目 ,员工可自由参与,不强求回复。

7、凡涉及回复的,均应在发布时设定“邀请阅读”;

8、相关人员按职责对相关信息,必须及时给予回复;如若未能按照回复的规定进行相应的回复,则第一次由公司OA管理员在OA栏目上发布批评并通知其直接上级,第二次OA管理员发布警告并通知其直接上级;第三次OA管理员直接通报总裁,总裁核实后,由财务部门给予50元的罚款并通报全公司。

9、OA管理员未及时通报的由其直接上级给予批评与警告;经两次发现未及时通报的,由财务部门给予50元的罚款,三次发现未及时通报的由财务部门给予100元的罚款。


八、不良记录

为强化OA系统的健康运行,发挥其有效作用,实施考核管理。

1、对未按规定及时回复的由版主进行记录,每月进行公布,列入考核,对造成工作受到影响的将予以考核;

2、不按期、按时报送信息的,如:项目简报、管理周报等按漏报次数给予主要负责人经济考核;

3、发生影响OA系统维护管理的,视情节给予相应的考核。


九、 应急措施

应急措施是保证、文件信息、资料不丢失的有效措施。

1、对公司制度、报告、考核、档案等有价值的内容、信息,在发布的同时,发布人还应进行备份,以避免信息丢失;

2、需要进行归档管理的资料、信息由版主指定相关人员进行备份;

3、OA管理员对OA系统要及时进行维护管理,防止发生系统失效,每周进行一次系统清理,每周进行一次资料备份,对服务器进行安全防护。


十、其它要求

1、鼓励全体员工 对OA系统的维护管理提出建议;

2、在工作时间内不得上网聊天,玩游戏,观看与OA无关的网站,避免影响正常的工作;凡是违反此规定的,第一次予以10元经济处罚,第二次予以50元经济处罚,并根据情节通报批评;

3、发生急办或重大信息,除在OA上发布外,还应及时采用其它通讯方式进行沟通,传递。


十一、附则

1、为了保障OA系统的硬件、软件和信息的安全,保证系统的正常运行,全体用户应遵守本管理制度,违反者应承担相应责任并接受公司考核制度的处罚。 

2、本制度未尽事宜按法律法规和公司有关规定执行。

3、本制度由公司负责解行政部负责解释、补充,经总裁审批通过后颁布执行。