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通用OA系统系统特点

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2016-05-15 09:41:00

现代办公需要先进的办公系统。电子化、无纸化以及协同办公,都已成为提高办公效率,加强管理的有效手段。现代企业每天都有大量的商业信函、公文等往来,同时还有各种会议、各种文档、各种批件等管理工作,因此需要一套先进、高效率、覆盖全企业的办公自动化软件来代替以往的手工传递作业,提供更好的文件管理功能,充分发挥协同办公的作用,同时也为与世界先进的办公机制接轨打下良好的基础。


1.系统概况

为了满足当前办公业务的实际需求,满足现代企业发展的需要,进一步提高企业办公效率,加快企业信息化进程,达到增收节支的目的,急需建立企业的办公自动化系统,使企业范围内每个人之间都可以通过电子邮件快速、安全地通讯,为企业建立一个安全、快捷的通讯基础设施,并在此基础上扩充办公自动化系统应用的功能和范围,把主要办公业务流程计算机化、网络化,实现文件电子化,无纸化办公,形成企业办公网络,从而使工作人员之间可以更快地交换信息、更好地协同工作,提高办公效率,降低企业开支,建立一个采用先进技术的、流程控制完备的、达到国内先进水平的办公自动化系统。

为了实现这一目标,办公自动化系统应该采用世界领先水平的办公自动化系统技术和开发工具,IBM的Lotus Notes正是这样一个办公自动化平台。

Lotus Notes是Lotus(莲花)公司的软件产品,Lotus公司在群件(用于工作组协同工作的软件)方面居于世界领先水平,领导着群件的标准和发展。1996年被IBM公司强行收购,耗资30亿美元,成为IBM的子公司。Lotus Notes是全球应用最为广泛的群件产品。到1996年,该软件的用户数已经达到900万个,全球500家最大企业中有423家使用该软件作为办公系统平台,在中国,有超过500家政府和企业级用户,包括国务院办公厅、信息产业部、劳动部、国家信息中心、中国人民保险公司、中国人民银行等。

目前,Lotus Domino/Notes(Lotus Notes 4.6)是Lotus Notes的最新版本,办公自动化系统将采用此版本作为办公自动化系统平台。Lotus公司简介和市场情况见附录B。Lotus Domino/Notes功能概述见附录C。

办公自动化系统应该利用Lotus Notes先进的工作流程自动化技术快速把当前的主要办公业务:公文管理、会议管理、档案管理的业务流程纳入计算机管理,在计算机网络上实现,缩短办公业务的流程时间,减少工作人员的工作量,提高企业的办公效率。同时,为管理者提供领导办公系统,为办公人员提供办公人员办公系统,方便日常的工作,成为个人办公的辅助工具,提高全企业每个管理人员的办公效率。


另一方面,建立新办公自动化系统也为建立企业信息网络打下坚实的基础。利用Lotus Domino/Notes的强大的信息集成能力和通讯能力,实现各类企业级信息的收集和存储、信息的处理和传输以及信息的发布和共享,通过这个信息网络了解整个企业的状态,使信息为决策提供支持,实现企业级的协调和协作。

作为管理信息系统(MIS)的一部分,随着办公自动化系统的建成和应用,将会提高管理人员的计算机应用水平,提高大家对计算机应用的积极性,对将来MIS系统的建成大有帮助。

综上所述,建立办公自动化系统是符合企业当前实际需要的、符合企业发展需要的、符合现代化办公潮流的。它的建成将会提高企业办公效率、降低企业办公开支、提高企业信息化水平,并将标志着办公自动化水平进入国内先进水平的行列。


2.通用OA系统系统特点

2-1通用性

办公自动化系统必须适应从局机关到基层的各个单位横向及纵向之间相互关联的办公业务需要,满足各种办公业务的需要,满足各种不同职务的个人的办公需要,而不是针对某一单位或某一种业务流程或某一职务个人的系统,是面向整个企业的、各种办公业务流程的系统。它必须能适应各个单位各种各样不同的环境,符合国际标准,可以适应各种各样的计算机操作系统平台和网络平台,是一个开放的、可扩充的系统。


2-2实用性

办公自动化系统必须面向最终用户,以最终用户为主,做到操作简单方便,界面友好,业务流程合理,真正符合最终用户的实际需要。经过短期培训,在3~4个月的时间内OA系统可在全公司范围内全面展开。


2-3网络化

办公系统要能够随着网络系统的建设,真正覆盖所使用单位和部门以至于覆盖全公司的每个管理人员,使每个人都可以通过办公自动化网络和他人通讯、交流、协作,进行办公业务往来,查询各种企业信息。通过办公自动化网络进行信息的收集和存储,信息的处理和传输以及信息的发布和共享。


2-4先进性

办公自动化系统应采用国际先进的办公自动化技术,结合实际情况,利用Lotus Domino/Notes强大、快速的办公自动化应用开发工具,在今年内把广州恒信的办公自动化系统建成同类型企业中具有国内领先水平的系统,并且逐步向国际先进的办公自动化系统靠拢。


2-5安全性

信息共享、网络化办公必须保证信息的安全性,数据的丢失,信息的不安全将会给企业带来巨大的损失。Lotus Domino/Notes提供强大的系统安全机制。一个分布系统的安全性的关键在于数据加密,Notes的加密技术基于RSA公共密钥加密技术,这是目前工业界唯一无法破密的加密技术。在此基础上,Notes提供四级安全措施:验证(用于任何一次用户访问),存取控制(七种访问级别,用于控制用户的访问权限),加密(用于网络、服务器、数据库、表单、视图以及文档甚至域),电子签名(防止别人假冒),保证系统的安全性。Notes还提供群集服务器功能(当一个服务器失效时,它的工作可由其它服务器完成),强大的复制技术用于数据的备份,保证数据和服务的高可靠性。

在办公自动化系统的应用系统开发中,还必须考虑到数据的安全性,通过程序的手段控制不同用户的访问权限,保证应用系统的安全性。必须加强安全管理,建立健全安全管理规章制度,保证数据和系统在物理上的安全性。


2-6可扩充性

办公自动化系统必须是开放的、规模可伸缩的、功能可以扩充的系统。Lotus Domino/Notes是一个理想的信息容器,可以存储、传输和处理各种各样的多媒体信息如声音、图象、录象信息、影象信息、超文本等。利用Lotus Domino/Notes的这种特点,可以方便地把多媒体功能加入到办公自动化系统中。Lotus Domino/Notes完全支持Intranet/Internet标准,它的工作站也是Intranet/Internet浏览器,它的服务器也是Web服务器,通过它可以方便地组成企业Intranet/Internet网,开发Intranet/Internet应用,并且和Internet相连,从Internet上获取信息或者向Internet发布信息。


3.系统边界

3-1职能边界

按公司各部门的不同职能进行划分,覆盖公司各部门及所有员工的日常办公事务活动。

3-2地理边界

在局域网范围内覆盖公司所有部门。

3-3功能边界

本系统的功能包括了公司办公系统中的各项目,为各部门和管理人员提供信息共享和数据一元化管理。按功能具体划分为收文管理、发文管理、会议管理、档案管理、电子邮件、等子系统,各子系统具体功能如下:

3-3-1收文管理

收文管理子系统用于对全公司的收文进行管理,通过计算机网络完成文件的录入、传递、审批、发送和归档,即实现收文的电子批阅流程。此系统提供对收文批阅流程的可视化监控、有效的查询和统计手段,以及将文件按年度、分类号、保存期限、小类号进行归档。

3-3-2发文管理

发文管理子系统用于对全公司的发文进行管理,通过计算机和网络完成文件的录入、传递、审批、发送和归档,即实现发文的电子批阅流程。此系统提供对发文批阅流程的可视化监控、代码管理、有效的查询和统计手段,以及将文件按年度、分类号、小类号保存期限进行归档。

3-3-3会议管理

本子系统主要用于用来完成组织会议、发送会议通知、撰写会议纪要、安排和落实会议待办事项、会议室管理等管理工作。

3-3-4 公告栏

本子系统主要用于对全公司的公告信息进行管理,提供一个发布各种诸如公告、通知、启事等公共信息的场所。上网人员只要在本系统中发布一项消息就可以通告所有上网人员,上网人员也可以通过此系统浏览全公司的所有公告信息。可以按照类型、时间、作者对公告信息进行查询。这样,可以及时地对公司内部的一些信息进行发布,方便公司人员进行信息交流。本系统可以按照信息分类建成多个专题,比如大事纪要,个人信息公布等。

3-3-5 电子邮件

本子系统为每一个上网人员提供了电子邮件收发功能和日程安排功能。用户在此除了可以查阅、发送邮件外,用户还可以在此创建邀请、约会、事件或纪念日,并将其存储在您的日历中,对邀请对象发送通知,手动回复通知或按预先设定处理通知。也可以设置闹铃来提醒您约会、事件、或纪念日发生的时间。在查询时,可以用日历的形式为用户显示当天、一天、一周、两周、一月的日程;在创建新的日程安排时还可以查询别人的空闲时间,设置某日程别人是否可以查看到等。同时,由于整个办公自动化系统都将以电子邮件作为联系纽带,因此,这将是一般用户在本系统中主要的“办公室”。意见,是一个不受时间、地点限制的、理想的讨论场所。

3-3-6档案管理

本子系统主要用于对公司的各类文档进行分类管理,自动生成案卷目录、卷内文件目录和案卷封面,并可以打印案卷目录、卷内目录和案卷封面。同时提供对已归档文件的查询、借阅功能。