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AM系统与OA系统关系

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2018-03-14 16:47:49

机构中各种系统之间的关系

根据上述集成原则,我们来分析当前我国机构 中各种系统之间的关系。 机构中的业务系统多种多 样,其中最重要的莫过于办公自动化(OA)系统。 传 统的 OA 系统是一个单纯的行政事务管理系统,其 核心功能是公文的处理与流转。但是,现代的 OA 系 统是一个综合性办公自动化系统,或者包含、内嵌 了众多的业务活动功能,或者链接、集成了众多的 业务系统,如图 1 所示。 因而,我们主要分析文件管 理(RM)系统、档案管理(AM)系统、知识管理(KM) 系统与 OA 系统的关系。



(一)RM、AM 系统与 OA 系统的关系 1.第一种类型:AM 系统完全独立于 OA 系统之 外 目前采用此类型的单位已经逐渐减少。 以湖南 某钢铁公司为例,该公司档案馆的 AM 系统主要利 用计算机取代、简化或辅助实体档案的日常手工操 作活动。 其主要功能是对实体档案的案卷目录和文 件目录进行输入、登记、增加、删除、修改、编排、查 询、检索、统计、打印等。 该系统为单机版,不能挂接 于企业内部网,不能实现网络查询、检索和浏览。 用 户利用档案时,必须亲自到档案馆(室),先在该系 统上查询、检索所需档案的目录信息及其在库房中 对应的物理存储位置,然后到库房调取案卷。 该公 司的 AM 系统与 OA 系统不能实现联接,文件由 OA 系统中的文件管理(RM)模块管理,档案则由 AM 系 统管理; 而且数据不能从 OA 系统导入 AM 系统, AM 系统对归档文件需要进行重新录入。



(二)②其 AM 系 统与 OA 系统关系如图 2 所示。 组织的 AM 系统与 OA 系统完全分离, 主要是 因为 AM 系统仍然沿用档案实体管理模式,处于档 案计算机辅助管理阶段, 无法跟上 OA 系统发展的 步伐。 此类 AM 系统主要是在 20 世纪 80 年代末至 90 年代中期开发出来的, 现在仍在少数企业中运 行。 当组织运行数字化、网络化的 OA 系统之后,这 种基于档案实体管理模式、单机版的 AM 系统无法 自然与之有效联接起来。 2.第二种类型:AM 系统与 OA 系统联接 采用此类型的企事业单位比较多。 以广东某钢 铁公司为例, 该公司 AM 系统的管理对象是从 OA 系统产生归档而来的电子档案和馆藏实体档案经 数字化处理后的电子档案。 AM 系统主要功能包括 文件归档、档案分类、档案鉴定,不同格式档案的格 式标准化处理, 档案自动著录与元数据自动采集, 档案信息的目录级网络查询、 检索与全文浏览,数 据定期备份等。 该公司的文件由 OA 系统中的 RM 模块管理, 档案则由 AM 系统管理, 但 OA 系统与 AM 系统之间设有接口, 数据可以从 OA 系统直接 导入 AM 系统。



(三) ③其 AM 系统与 OA 系统的关系如图 3 所示。 此类 AM 系统主要在 20 世纪 90 年代末至 21 世纪初开发出来的,为当前大部分单位所采用。 由 于此类 AM 系统已经开始从对档案 实 体 的 管 理转 变为对档案信息的管理, 适应了网络环境的要求。 但是还存在两大缺陷: 一是,没有对文件、档案进行一体化的全过程 管理。 AM 系统对档案的管理始于文件归档环节,而 OA RM AM 图 2 AM 系统完全独立于 OA 系统之外的示意图 59 档案学通讯 2009 年第 2 期 图 5 KM 系统完全独立于 OA 系统之外的示意图 OA KM 表 1: 三种类型 RM、AM 系统与 OA 系统关系的比较 第一种类型 第二种类型 第三种类型 RM、AM 系统与 OA AM 系统与 OA 系统分离 AM 系统与 OA 系统联接 RM&AM 系统 系统的关系 内嵌于 OA 系统 档案管理的模式 档案实体管理模式 档案信息管理模式 档案信息管理模式 AM 系统的管理对象 实体档案目录 电子档案 电子文件、电子档案 文件、档案集成程度 分散管理 分散管理 一体化管理、集成管理 文件、档案管理过程 后端控制阶段性管理 后端控制阶段性管理 前端控制全过程管理 文件、档案检索 上门检索档案目录信息, 网络检索和利用档案 网络检索和利用文件、 和利用方式 利用档案原件 目录或全文信息 档案全文信息集成服务 文件管理、档案管理 文件管理与业务活动相 文件管理与业务活动相 文件管理、档案管理与 与业务活动的关系 结合,但档案管理与业务 结合,但档案管理与业务 业务活动紧密结合 活动分离 活动结合有限 OA RM&AM 图 4 RM&AM 系统内嵌于 OA 系统之中的示意图 无法前端控制文件的形成、流转过程,只能被动接 受从 OA 系统导入的电子文件, 甚至电子文件归档 (导入)不是实时、联机进行的。 二是,档案信息的网络化服务功能较弱。 AM 系 统一般都是基于网络环境构建,能实现档案信息的 网络查询、检索和浏览。 但是,一部分系统只能实现 在线档案信息目录级查询、检索和浏览;一部分系 统虽能实现在线档案信息全文查询、 检索和浏览, 但是检索功能较差,而且对于一些涉密档案信息的 利用不能在线申请与审批。 3.第三种类型:RM&AM 系统内嵌于 OA 系统 采用此类型的单位开始增多,典型的如浙江秦 山核电公司、浙江电力公司。 例如,浙江秦山核电公 司的 CEAS(Central Equipment Administration System)是该公司事实上的 OA 系统。 在 CEAS 中,文档 管理是一个中心模块,与其他各个管理模块进行信 息交换,也就是说业务人员在其他管理模块中生成 的电子文件都要受到文档管理模块的管理。 CEAS 文档管理系统包括生成文档、文档利用、文档维护、 基础数据维护等几个子模块。 整个电子文件管理流 程分为两大部分:一是文件从生成、审批、发布到归 档保存、维护的整个过程,由相关人员通过生成文 档、审批与发布文档、文档分发、文档归档、文档利 用、文档维护等模块来完成;二是对于上述管理过 程的全程监控,由相关人员通过基础数据维护模块 及其他模块来完成,基础数据即电子文件管理的关 键元数据,如文档类型、文档格式、文档审批模式、 文档模块、文档关联类型、存储位置、应用程序等, 电子文件在生成、审批、发布到归档保存、维护过程 中将陆续生成相应的元数据值。



(四)④ 总而言之,CEAS 是一个集成化系统,其文档管 理模块实行了文件、档案的一体化管理,公司没有 单独的 AM 系统,而是 RM&AM 系统。 如图 4 所示。 上述三种类型 RM、AM 系统与 OA 系统关系的 比较如表 1 所示。 由此可见,最为理想的选择当属 于第三种类型,它实现了对文件、档案的集成管理 与集成服务,使文件管理、档案管理与业务活动紧 密结合,既通过文件管理、档案管理支持了业务活 动,又在业务活动过程中自然地产生、管理和利用 了文件、档案。