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OA系统未来的发展趋势

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2018-03-14 17:10:51

一、OA 系统的发展

我国的办公自动化系统起源于早期的政府办公公文和档案管理系统,即政务系统,但

发展过程中,由于企业特别是大中型企业对办公自动化系统所展现出来的工作流程控制与管理优势而更加重视,以致我国的办公自动化系统最早在企业得到了广泛的应用。当然,近年来,在政府信息公开、技术发展成熟、办公网络自动化趋势进一步发展等因素影响下,越来越多的企事业单位也都纷纷加入到了 OA 系统的应用队伍之中,并通过 OA 系统实现了无纸化办公、知识获取、信息公开等,使得 OA 系统在本世纪初迎来了一个应用高峰。从 OA 系统的发展历程来看,OA 系统经历了一个从以数据为核心到以信息交流为核心,进而提升为以系统地运用知识为核心、从简单的电子邮件、群件与协作到构建 Web 应用的发展过程。如果以所实现的功能为区分标准,我们可以将 OA 系统的发展阶段划分为:

1)以(结构

化)数据为处理对象、主要实现文件的 IT 化处理(如打

印、传递)的传统信息管理系统发展阶段;

2)上世纪 90

年代以来以工作流为中心、强调(结构化)数据的计算、统

计的办公自动化系统发展阶段;

3)新世纪以来以知识管

理为核心、融入了知识管理的网络协作系统发展阶段。

二、 系统的功能

尽管不同的 OA 应用领域、时代、需求、环境等因素,都决定了不同的 OA 系统可能在功能与用户体验上都有所不同,但从功能最为完善、应用最为广泛的网络协作OA 系统功能来看,其组成主要还是由办公设备、网络系统和计算机软硬件系统构成,因而 OA 的功能也都基于这三大组成部分而提供,如文件数据的输入输出、数据的共享、内部知识的转移等。当然,由于 OA 系统在不同的领域应用有着其用户的特殊需求,因而会有一些特殊的功能实现,如以笔者所在的气象系统 OA 系统而言,其不仅需要实现机构内部的文件传递、数据共享、统计分析以及包含收文、发文、分级审批、签约等内容的文件管理外,还须包括气象信息发布等专业领域特殊需求功能。此外,由于气象系统涵盖国家局、省局、地市局、县局直至各类气象观测台站,各级部门之间的内在联系复杂而紧密。气象 OA 系统是各个机构之间进行正常业务工作的平台,对协作性、时效性、安全性、统一性都有很高的要求。



三、传统 OA 系统的功能局限与分析

尽管从 OA 系统功能的演化来看,不管是在数据处理的自动化程度,还是知识化管理视角,OA 系统都有着快速的进化升级,使得办公自动化系统朝着知识化、网络化、协作化和集成化方向发展。一些学者研究认为 OA 系统尽管已发展到了网络协作阶段,但由于管理理念和方法创新

1]、资源处于割裂和闲置

2]、实现的是浅层次与局部的工作

3]等局限,使得 OA 系统一直没有摆脱最初的服务模式,没有体现出应有的价值。随大数据时代的到来与用户对数据处理要求的提高,这些缺陷将进一步凸显。(1)知识的自动化处理不够。2013 5 月,麦肯锡全球研究院(MGI)发布了题为《颠覆性技术:改变生活、商业和全球经济的进步》

4]报告。这份报告主要运用系统方法,将未来 10 年到 20 年内富有变革性和颠覆性的技术进行分类,其中知识工作的自动化智能软件系统位居第二,预计到 2025 年知识工作自动化每年可直接产生 5.2 万亿至 6.7 万亿美元的经济价值,不计自动化所带来的效率间

接提高,相当于额外 1.1 亿至 1.4 亿个全职雇员的产出。知识自动化是信息自动化的自然延伸与提高,是“人”嵌在自动化之中的必然要求

5]是人类从信息控制自动化管理向智能化管理进化的基础。而且,这一基础必须借助于虚拟空间里的自动化才能实现和完善,这样一来,以实现内部信息管理、内外部信息交流为其价值实现与唯一目标的 OA 系统无疑是实现知识自动化的最佳平台。其实,知识自动化绝对不是知识本身的自动产生,但其可以诱发知识的传播、获取、分析、影响、产生等方面的重要变革。在以往 OA 系统建设中,由于关注点一直是物理过程、数据传递、流程控制的自动化,较少有人重视甚至意识到知识工作的自动化之重要性,甚至在知识的自动化是否应该存在和依附于 OA 系统、其它的工作系统平台是否更加适用于知识的自动化管理等认识领域还存在误区,没有认清知识社会企事业机构的知识自动化本

质。显然,这一状态需要尽快改变。