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OA 系统在科研院所办公中的应用

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2018-04-24 09:49:42

随着计算机和网络技术的快速发展,办公室信息化及自 动化的步伐也日益加快。科研院所作为知识开发和技术创新 的重要基地,集教学、科研、产业化于一身,其办公室的工 作内容纷繁复杂、工作量不断增大,在日常工作中要努力加 强电子政务建设。利用现代计算机信息技术手段,将办公室 部分工作逐步物化于各种现代化设备中,使信息的传递、获 取、处理等更为及时和便捷,提高工作效率,进一步提升办 公室的工作水平。

OA 办公系统(office automation,以下简称“OA 系 统”),是充分运用计算机技术和互联网优势,利用电脑、 手机等终端进行网络操作,实现系统多人异地共同完成一件 工作,从而实现无纸化、移动办公目的的信息管理系统。作 为信息化建设的重点项目之一,OA 系统被各级政府、高校、 企业所采用。利用 OA 系统可以提高工作效率、规范办公流 程、节约办公成本、实现信息共享。本文以药物所为例,阐 述 OA 系统在科研院所办公室管理中的设计与应用。药物所 建立了 OA 办公系统,包含用印管理、公文管理、归档管理、 科研管理和信息管理等,科研人员可以在网上提交相关申请, 管理人员网上审批移动办公,方便快捷,改变了过去复杂和 低效的办公方式,节省了科研人员的宝贵时间。

OA 系统的模块设计

OA 系统的核心功能是公文流转和信息处理。工作流程 制定的科学合理是公文、信息顺利流转的重要保障。工作流 程的制定要考虑到几个环节:①系统整体设计能实现后台一 体化管理,②系统的规范性,遵循统一的国家规范公文格式, ③办公电子化后需要调整的办公环节,每一环节可操作的岗 位限制,④人性化设计,⑤数据的安全性等。

按照药物所管理内容分类进行设计,充分考虑药物所目 前和未来开发和利用的信息资源,重视资源整合;考虑不同 管理部门之间的协同办公;考虑科研人员的需要,以在规定 的要求下简化程序,减少操作步骤,界面清晰易懂为原则。

结合药物所的实际需要,在充分考虑管理部门工作人员 和科研人员的不同需求后,设计了药物所 OA 系统,包括七 个模块,分别为:工作流程、信息管理、科研管理、公文管理、 归档管理、个人办公、内部邮件和论坛。具体详见图 1 所示。



OA 系统在科研院所办公室管理中的应用

办公室是科研院所行政工作的运转中心,承担着上传下 达,沟通左右的枢纽作用。针对繁多的工作任务,OA 系统 的使用,简化和优化了工作流程,改进了工作方法,提升了 办公质量。药物所办公室 OA 系统的工作模块有:所办用印 工作流程、公文管理和归档管理。以下就上述三个工作模块 的应用进行分析。

所办用印的工作流程

科研人员申请:科研人员进入系统后,点击所办用印流程,自动弹出用印审批单,审批单的内容包括申请人、申请 人部门、用印材料及数量、申请日期、印章种类。为了方便 科研人员,系统自动显示申请人的姓名和部门,科研人员只 需填写用印材料和数量,以及印章种类,上传用印材料的电 子版。下一步默认管理人员审批。

管理人员审批:考虑到主任工作的繁忙,因此用印审批 表首先发至普通的管理人员进行初审,符合规定的审批单会 传送至主任进行复审;涉及到其他的管理部门的,需要其他 管理部门共同会签,例如购置仪器,仪器合同需要加盖公章, 需要经费管理部门、法务部门及设备管理部门会签通过;对 于一些重大事项的盖章,需要请示主管领导。审核同意之后 就可以到所办用印。



所办用印:所办的工作人员登陆 OA 系统,查阅电子转 单是否完整,审核的内容与待盖章的文件是否一致,仔细阅 读管理部门的相关审核批注后,可以给相关材料盖章用印。

公文管理

公文管理,是 OA 系统的主要功能之一,被较多使用。 早期的公文,使用纸质文件,手写拟稿,送文、取文、审核 文件等均须相关人员签字确认,一层层,一级级,整个流程 既复杂又耗时长,办公人员很难动态掌控整个运转过程,特 别是遇到管理部门人不在或是领导外出的情况,公文往往会 卡在流程的某个环节而运行不下去。应用 OA 系统上的公文 管理,可以网上操作,实现无纸化,移动办公,管理人员可 以根据文件的动态传阅流程进行监督、催办管理,节省时间 和人力成本。公文管理分为两个部分:收文管理和发文管理。

发文管理

所内的发文管理流程,主要处理所内各职能部门以所名 义发布的文件。流程图如图 3 所示。OA 系统设置了多种公 文文单模板(上行文、平行文),发文稿纸及正文均可以在 电子模板中编辑,方便快捷,规范了公文格式,减少了人为 因素等产生的问题。 OA 系统预设了发文传递流程。发文文件首先由某职能 部门在“发文拟稿”操作环节中起草。该环节设置下一步默 认处理的为职能部门的主任,文件传送至部门主任核稿,部 门主任如果认为拟稿不通过即可退送至原拟稿人,部门主任 也可以在系统中修改,然后发送至主管所领导进行审签,领 导审签通过后,即可编号登记,然后到所办用印,分发后归档。

收文管理

所内的收文管理流程,主要处理上级机关(卫计委或是 院校)等来文文件。按照《中国共产党机关公文处理条例》(中 办发【1996】14 号)及《国家行政机关公文处理办法》(国 发【2000】23 号)的相关规定,对所内收到的各类公文要 登记分类,传至办公室主任拟办,相关领导传阅,具体的承 办部门承办,办复,归档,流程图如图 4 所示。采用 OA 系统, 所内的多个行政部门可以同时处理同一文件;如果事情紧急, 根据流程追踪获知公文流转、批示情况,也可发催办指令, 从而提高办事效率。 档案管理 OA 系统的建立,为档案管理提供了科学化的管理平台。 应用扫描仪器进行文书档案的扫描和识别,把文件以数字化 形式统一规范的录入计算机设备中,再加以分类,编目、排序、 保存、检索等。利用 OA 系统进行档案管理工作,改变了传 统档案收集、整理、归类的方式,使档案的管理更加科学规范。 药物所过去采用飞狐系统进行档案管理,所以在 OA 系 统中增加了与飞狐系统的对接。OA 系统录入的文件可以转 入飞狐系统中保存和查阅,方便有效的解决了两次录入和缺 少文件传阅信息的问题。 在 OA 系统中,电子档案可实现在不同地点和相同时间 中供多人查阅和处理,并具备多用户精细检索的功能,方便 了信息共享。此外,根据办公对象的不同,给予不同的权限 和操作范围,并设置防火墙、异地备份等安全防护措施防止 数据泄露和丢失,提升系统的安全性。