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“互联网+OA 系统”在高校应用的必要性与可行性

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2018-04-24 09:58:40

在云计算和大数据的冲击下,在“互联网 +”的 大环境下, 高等院校的传统行政办公模式亟待与 现代科学技术进行接轨, 产生新的管理与运行模 式。 办公自动化(OA)就是以现代信息管理学为理 念,通过网络技术,实现机构内部人员共享信息, 高效地协同工作。 借助于 OA 系统这一平台,高 校的工作人员在电脑上就可以实现公共信息的浏 览,公文的传送,网络办公与在线交流等一体化办 公。 该系统的存在实现了办公信息的共享化和办 公管理的自动化,显著提高了办公效率。 随着计 算机网络和信息技术的迅猛发展,特别是“互联网 +”概念的提出,国内外各方面学者把 OA 发展的目 光投注到了互联网上,基于“互联网 +”的 OA 系统 突破了时间和空间限制,OA 系统的发展更加具有 前景和潜力。 而“OA 2011 办公信息自动化国际 学术研讨会”的顺利召开,更是为 OA 系统的发展 注入了一针强心剂,该研讨会的会议主题就是“绿 色、低碳和转变经济发展方式”。 鉴于国内外的 发展态势, 以及联合国教科文组织的倡议, 可见 “互联网 +” 与 OA 系统的融合已经成为未来机关 事业单位办公的新趋势和新方式。 该办公自动化 信息管理系统的推行, 不仅彰显着信息资源的最 大限度共享,也代表着低碳节能工作方式的开启。

目前 OA 系统的专业性设计, 应用环境的设 置,新功能模块的扩展,安全保障领域的开发等方 面得到了长足的发展, 而其相关技术已经较为成 熟。 在当今的“互联网 +”的大环境下,如何推广 和应用办公自动化信息管理系统将成为业界人士 今后从事研究与开发的热点。 国内诸多学者已经 开始涉猎 OA 系统领域的研究,比较有代表性的如 下: 薛松主要从办公自动化信息管理系统运行中 存在问题的和出现的异常情况角度, 对办公自动 化信息管理系统的运用进行了探讨,最后指出 OA 系统是提高机关企事业单位整体工作效率的一个 较为有效的方法和方式;何姝等则鉴于漳村矿实 施办公信息管理自动化的实践情况,对 OA 系统在 运行过程中出现的常见问题进行了分析和总结, 并进行了进一步的理论探讨, 寻找出了相应的解 决方法和途径;而鲍学阳则指出 OA 系统就是计 算机信息管理技术与现代管理学的完美碰撞与融 合, 借助于计算机技术对现代管理学的模式进行 设计、分析和管理,以及信息的维护,OA 系统的应 用必将成为人类日后常用的一款软件 ;黄成亮则 在 OA 系统研发前辈的研究基础上,以办公自动化 信息管理系统(OA)的应用,办公自动化信息管理 系统(OA)的系统设计,以及办公自动化信息管理 系统(OA)的网络安全等方面系统研宄为基石,探 讨 了 OA 公务管理系统中如何使 用印章和印“互联网 +OA 系统”的建设可以实现信息资源最大化的利 用,达到资源的最大化共享。 这一系统的运用可以 全面的提高各机关事业单位的工作的质量和效 率,彻底的革新了传统的办公模式,摒弃了传统办 公的诸多缺点, 实现了最大限度的办公方式的规 范化与制度化。 “互联网 +OA 系统”构建的思想理 念是以办公信息自动化为框架, 同时融入了互联 网与计算机的技术手段。 “互联网 +OA 系统”的存 在不再限制使用主体的工作环境与生活条件,该 系统的构建实现了与世界先进科学技术的衔接, 形成了先进的管理模式, 大大提高了各职能部门 的办公效率。 吸收了网络通讯、计算机和数据库三 大技术的“互联网 +OA 系统”,具有以往办公信息 化自动化系统难以企及的优势和特点〔12〕 。

“互联网 +OA 系统”具有信息资源的高度集成性。 该款办 公信息自动化系统既容纳了多方信息, 又兼纳了 计算机和网络等诸多要素。 “互联网 +OA 系统”具 有前所未有的智能化。 该系统的存在,让使用主体 真正体验到了“自动化”、“便捷化”和“高新化”。 “互联网 +OA 系统”的使用,既可以快捷、准确和 高效的解决日常办公问题, 还可以敏锐的应对突 发问题, 为使用者提供强有力的技术支持与决策 援助。 “互联网 +OA 系统”与传统办公方式相比, 不仅可以轻松处理数据与文字,还可以高效地、全 方位的整理图片、音频和视频资料,实现工作的最 大丰富性完成。 “互联网 +OA 系统”既可以实现单 位内部的数据流动与交换, 也可以在不同单位个 体之间实现数据的交换与互通。 “互联网 +OA 系 统”的目的就是希望借助互联网这个大平台,通过 各种高科技手段,提高职能部门的办公效率,最大 限度地节省了人员和财力, 真正实现了智能化的 办公。 回顾我国办公信息自动化的发展历程, 可见 我国的办公信息自动化主要经历了三个大阶段, 三大演进过程。 分别是电子办公设备的投入使用, 电脑的进入和打印机的出现, 以及办公自动化和 远程化理念的提出与应用〔13〕 。

网络信息化的迅猛 发展冲击了传统产业, 也对传统办公方式进行了 渗透。 办公信息自动化的实现极大地便利了使用 主体,但也存着一些常见问题。 纵观现有的办公信 息自动化系统,可见还需要简化系统办公的流程, 系统办公还需要科学管理, 还需要进一步提高办 公效率。 “互联网 +OA 系统”的构建既实现了办公 职能与责任的明确性与清晰性, 更实现了信息资 源的快速传递和共享。 与其他行业相比, 高校 OA 系统的发展起步 虽早,但发展速度却相对缓慢,在“互联网 +”的潮 流驱使下,高校 OA 系统的推广与应用势在必行。 高校传统的行政办公模式必将经历彻底的改革, 必将与 OA 系统的研发相关联。 《教育信息化十年发展规划(2011-2020 年)》 明确指出,应该建立信息共享平台,衔接各级各类 教育管理机构和信息数据库, 实现数据的互通和 互联, 构建纵横向关联的教育管理信息化系统。

《国务院关于印发深化标准化工作改革方案的通 知》(国发〔2015〕13 号)则再次强调和重申了要改 善传统办公系统,提高行政管理办公效率〔14〕 。 可见 进行高校的“互联网 +OA 系统”不仅是顺应社会 发展趋势与科技发展潮流, 更是积极响应和贯彻 国家政策的方针路线。 “互联网 +OA 系统”凭借其自身的优势,在高 校的推广和应用, 可以有效地避免其他办公化系 统建设前期的调研和分析论证工作, 节省了大量 的人力和物力。 “互联网 +OA 系统”具有先进性、 前瞻性、科学性、必要性和全局性,从根本上避免 了一些不必要的资源普铺张和浪费, 为国家财政 节省了一笔可观的的人才与财力, 而且在信息技 术层面上, 还整体提升了各高校的信息技术化水 平,为高水平、高层次和高质量大学的建设提供了 条件支持和软件辅助。 而各高等学校的办公信息 自动化管理系统的推进程度各不相同。 这主要是 因为存在着地区的差异,各地区的生活水平不同, 信息化水平也有差异,同时也存在着人为因素,主 要与领导重视程度有关, 以及与各职能部门工作 人员的认识程度和对办公信息自动化管理系统的 了解程度有重要关系。 无论是各高校办公自动化 信息管理系统建设与推进的早晚, 还是自行研发 与直接购买, 办公自动化信息管理系统在高校的 正常政务运行中,必然会出现一些突发问题,这些 出现的问题具有普遍性。 因此在革新传统行政管 理办公模式,推行办公自动化信息管理系统之前, 都需要各相关部门进行需求调研和系统调试。 涉 及的部门主要包括办公室和教育技术信息部门, 办公室主要负责办公自动化信息管理系统的需求 调研,系统模块的按需设置,以及对办公自动化信 息管理系统的运行规划流程; 而教育技术信息部 门主要承担该办公自动化信息管理系统的调试与 功能完善。 “互联网 +OA 系统” 出现则可化繁为 简,各高等学校之间通过强大的互联网,将存在问 题和解决方法实现最大的共享化, 这样各高校实 现办公自动化就可以免去上述的诸多环节, 因此 各高校因工作职责和性质,在“互联网 +”的帮助 下,实现“互联网 +OA 系统”的互通化,实现办公 - - 147 自动化的最大化, 可见在高校推行 “互联网 +OA 系统”具有完全的可行性和必需性。