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基于 OA 的用车管理系统

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2018-04-25 10:28:22

1 引言

随着电台业务的发展,记者采访、主持人表演等外出次 数日趋上涨。过去通过纸质申请单申请用车的方式问题凸显。

1)申请人填写申请时无法查看车队有什么车,不知 道想预约的车有没有人预订,通常申请人在填申请前要与车 队沟通后才能填写,费时烦琐,易冲突,易出错;

2)申请表需多个环节审批,纸质表单流转费时费力, 不易保存,也不易查核;

3)无法自动生成油耗统计表、司机出车次数、里程 统计、部门用车次数等统计表,全部依靠人工统计,费时费 力且易出错;

4)手工统计的数据保存在办公电脑上,不稳定,易 丢失。 综合以上问题,旧的用车管理方式明显滞后,已无法满 足电台发展的需求。面对当前社会竞争压力加大的趋势,高 效的用车申请流程和精确的数据统计,无论是对电台工作的 有序开展来说,还是对车队的精细化管理来说变得非常必要。

2 设计思路

本系统以科学管理为核心原则,根据在用车业务发展中 所遇到的瓶颈,研发基于 OA 平台的具备查询及自动统计功 能的线上用车管理系统。

2.1 OA 平台

在传统办公模式中,每项工作需手动完成,各部门的日 常办公都受到极大限制 [1]。随着计算机网络技术的飞速发展, OA 协同办公自动化系统被普遍应用于企业内部,自动化办 公使企业各部门之间交互办公更加高效快捷。 本系统部署在本单位 OA 办公系统平台上,这样做的好 处是:

1)不需要再次导入用户数据,可以直接应用 OA 系 统的数据;

2)不会形成多个登录界面、多个登录用户和密码, 用户只用登入一次 OA 办公系统即可进入用车管理模块,省 时方便;

3)OA 系统是 B/S 结构,即浏览器 / 服务器结构,用户不需安装客户端,直接访问网页地址即可登录。

2.2 用车申请与安排

在正使用的 OA 系统上已有一个较为简单的用车系统, 但与本单位实际需求功能相差太远。

1)只能提交自己部门审批人审批,不能转交多个部 门审批;

2)统计表单过于简单,只有每个司机里程数和耗油 数的统计。 因此,另行开发符合实际需求的用车系统,用户在 OA 平台上进入用车系统,进行申请、审批、调度、反馈等操作。

2.3 统计功能

借助于用车反馈所存数据,系统自动生成按司机查询的 用车报表及按部门查询的用车报表,并完整且精准呈现给有 权限查询的用户。

3 系统架构

本系统主要包括:面向职工的用车申请与安排模块以及 统计查询模块。下面将简单介绍各个模块的功能。

3.1 用车与安排模块

这个模块分为申请模块、审批模块、调度模块、车辆信 息管理模块、信息反馈模块。 申请模块:申请人选择车牌号查看车辆详细信息及预约 情况,然后填写申请表中各项内容,包括车牌号、用车人、 用车部门、随行人员、用车起始和结束时间、目的地、事由 与部门审批人等。 审批模块:分为部门审批、办公室审批、书记审批。部 门主管在部门审批栏查看本部门申请表并审批;办公室分管 领导在办公室审批栏查看各个部门提交的申请并审批;需要 离开本市的行程还需书记审批。 调度模块:等各审批完成后,车辆调度人员在该模块的 “待批申请”栏目下查看申请表,并派车。在“使用结束车辆” 中填写出车情况,包括里程数、本次用车收费、实际出差时长、 司机加班次数、出车次数等。在此模块填写的信息为系统自 动统计及查询提供源数据。 车辆信息管理模块:由车队管理人员添加车辆详细信息, 包括型号、车牌号、司机、类型、购置时间、状态等。 信息反馈模块:申请人在此模块查看出车情况,并核对 车队填写信息无误后确认,该用车流程才算完成。

3.2 统计模块

该模块分为报表管理模块和报表查询模块。 在报表管理模块中可以新建、删除报表模板,对已有的 报表进行编辑和授权。 编辑报表中,可以定义分组字段,需要呈现的字段以及 计算方式,添加或删除自定义查询字段。 根据对出车信息的统计,生成两个统计报表:由财务和 车队可查的按司机查询用车报表及开放给各部门查询的按部 门查询用车报表。 按司机查询的用车报表:选定日期范围查询,便会罗列 出按司机顺序在该日期范围内出车的详细信息,包括每一单 的用车部门、申请人、出车次数、加班时长、用车费用、行 驶里程与用车时间等。并在该司机出车记录的末端有一行汇 总,包括对用车费用、行驶里程、出车次数的汇总。并且还 可自定义查询,可选择部门、司机姓名、用车时间组合查询。 按部门查询的用车报表:选定日期范围查询,便会罗列 出按部门顺序在该日期范围内用车的详细信息,包括每一单 的用车部门、申请人、司机姓名、车号、行驶里程、用车费用等。 并在该部门用车记录的末端有一行汇总,包括用车次数、行 驶里行、用车收费的汇总。并且还可自定义查询,可选择用 车部门、申请人、司机姓名、车号组合查询。 系统实时自动生成统计报表,省去车队手工制作统计表 的工作,并且不易出错、方便核查、对部门公开透明。所有 历史数据保存在服务器上,安全稳定,不易丢失。

4 关键技术介绍

本系统的软件设计分为前端网页显示及服务器端数据处 理两个部分。

4.1 前端设计

系统的前端以网页的形式显示申请、审批和调度界面以 及数据查询界面,本系统采用 HTML、CSS、JavaScript 编写。 HTML,即超文本标记语言,是目前最流行的网页制作语言。 CSS,即级联样式表,又被称为风格样式表,用于设计网页 风格,可以设计 HTML 中各标志的显示属性,使网页页面更 加美观。JavaScript 是一种基于对象的客户端脚本语言,常 用于给网页添加动态功能,以响应用户的各种操作。

4.2 服务器端

本系统采用 PHP 编写,PHP 是超级文本预处理语言, 是一种在服务器端执行的嵌入 HTML 文档的脚本语言。PHP 语言已成为 IT 行业专业人士网站开发建设的首要选择,它具 备以下优点:PHP 语言属于开源软件,因此,其应用免费; PHP 语言与 C 语言风格很相似,易上手;PHP 语言在网站开 发中应用广泛;PHP 语言扩展性能特别强,在与数据库进行 调取时,应用简单方便,执行效率非常高 [2]。 4.3 自动统计 本系统采用 MySQL 数据库来存储用车反馈信息,包括 出车次数、费用、里程等。MySQL 是一种关联数据库管理 系统,在 Web 应用方面是最好的应用软件之一,关联数据库 将数据保存在不同的表中,而不是将所有数据放在一个大仓 库内,这样就加快了速度,并提高了灵活性。