首页 > OA系统

探析企业 OA 建设现状及发展趋势

  • 手机审批
  • 工作评价
  • 办公流程
  • 工作管理
  • 文档留痕
  • 反馈提醒
  • 工作日报
  • 绩效考核

2018-05-16 15:32:41

办公自动化——OA 在 20 世纪 70 年代始于西方国 家,在我国有 20 多年的发展和应用历史。我国市场经济 体制之下的自动化办公系统同西方国家具有很大的区 别,除政府机构外,自动化办公系统在我国企业日常运行 及管理控制工作中都发挥着极大的作用。我国大小企业 运行和发展的不同时期都离不开自动化办公 OA 系统及 相关技术的支持和带动,OA 系统及相关技术不仅帮助大 小企业在日常运行及管理过程中实现了标准化运行及规 范管理控制等经营目标,还促进了企业内部经营体制及 管理体制改革,帮助企业实现和完善 ERP 管理。当前的 办公自动化系统的优势和作用正日渐显现,为我国大小 企业广泛建设和应用,但 OA 系统及技术发展时间并不 长,还未形成统一、规范的建设和应用模式,对系统建设 及应用现状深入分析,科学探讨发展趋势,是帮助企业更 好地应用 OA 系统的前提。

1 企业 OA 系统建设总体状况

我国市场经济体制下的企业具有数量多、经营规模 以中小型为主、经营体制灵活、企业分布面广泛、管理水 平普遍不高等特点。我国大小企业运行和发展的不同时 期都离不开自动化办公 OA 系统及相关技术的支持和带 动,OA 系统及相关技术不仅帮助大小企业在日常运行及 管理过程中实现了标准化运行及规范管理控制等经营目 标,还促进了企业内部经营体制及管理体制改革,帮助企 业实现和完善 ERP 管理。当前,我国企业均认识到自动 化办公系统及相关技术的重要性及优势,纷纷积极引进、 建设和开发自动化办公系统及相关技术,当前的办公自 动化系统在企业运行管理应用中总体上表现出如下状 况。

1.1 OA 系统建设和应用过程中具有很强的不确定性

企业办公自动化系统是企业运行管理总系统的一个 重要分支,其应用及建设都有明显的不确定性,这主要取 决于市场经济体制下企业运行市场的多变性及企业内部 管理与控制工作中的不确定性、竞争对手及顾客需求的 变化等多方面的影响。另外,OA 系统建设及发展所依存 的信息系统本身的多变性与不确定性也是导致办公自动 化系统运行及建设过程中不确定性的一大影响因素。除 了上述企业办公自动化系统建设及应用的内部及外部环 境、办公自动化系统建设主体的多变性及不确定性等影 响因素之外,企业自身经营规模扩大及运行技术及系统 发展需要都会促使企业 OA 系统的不断改进及完善。例 如,随着企业运行及管理工作不同环节的发展、组织管理 机构及体制的完善及改进、管理及工作人员流动,企业内 部 OA 系统也随之发生变化,以更好地以迎合企业运行 及管理工作需求。企业 OA 系统建设及发展所依托的技 术随着计算机网络技术及 IT 技术的发展,也在不断的发 展与改进之中,系统由最初的文本界面,发展为 C/S 技术 结构、B/S 技术结构,直至当前的 B/S 多层技术结构。OA 系统本身的工作及运行主体内容也从最初的打印机、电 脑信息搜集处理方式发展为依托于计算机网络技术的自 动化信息搜集、处理方式,再发展为当前的数字化、自动 化信息搜集、处理、存储、传递工作模式,为我国企业日常 运行及管理控制工作提供了越来越便捷、越来越全面的 辅助服务。因此,OA 系统的不确定性也可理解为 OA 系 统随着企业经营体制、管理机构的变化及计算机网络技 术、IT 技术不断发展的自我完善及改进。

1.2 OA 系统建设的高集成性

企业 OA 系统建设过程就是企业集成管理平台的建 设过程,OA 系统的高集成建设和发展是企业管理控制网 络及系统发展的基本要求。企业办公自动化系统的建设 和发展方向是为企业建设一个集企业采购、生产、营销不 同环节信息搜集与处理功能于一体,能够同时完成企业 运行管理过程中对企业技术、经营信息、相关数据、工作 文档等不同方面的信息整合处理,将整合处理的信息及 时传输到相应的管理部门,帮助企业决策层及管理层随 时了解企业内部运行状况及企业经营对手、合作伙伴、客 户需求、市场经济等不同时期的状况及变化趋势。可见, 企业运行管理过程中的 OA 系统建设及发展工作中的集 成性具有很大的重要性,只有着重发展和建设具有高集 成性的办公自动化系统,才能够更好地保障企业运行过 程及管理控制工作的高效、顺利进行。

1.3 OA 系统建设的灵活性

企业办公自动化系统本身具有灵活的发展和建设特 点,主要表现在其对不同信息技术及办公工具的兼容性 及极强的可扩展性等方面,另外,OA 系统的灵活性是相对于企业 ERP 系统及财务系统而言的。以某企业 OA 系 统建设为例,企业正处于高速发展期,随着业务量和经营 规模的增长,会建设新的办公楼、扩展经营范围,在 OA 系统建设中非常注重系统的可扩展性建设。企业目前已 申请一条 ADSL 专线接入互联网,只需再增加一台带路 由 功 能 的 ADSL MODEM 和 一 台 24 口 博 达 (BDCOM S2026)交换机,通过五类线将总部的所有计算机组成局 域网,实现内部信息与打印共享,并且通过 ADSL 实现所 有计算机访问互联网。同时,企业增加一台航天联志的 AISINO 服 务 器 作 为 OA 服 务 器(Windows2000/2003AD server),以实现企业内部数据及信息共享交流,采用互联 网信息平台实现企业客户信息共享及即时信息互动交 流。可见,OA 系统建设和应用的灵活性是企业内部及外 部信息及时、全面处理,实现信息高度共享的重要前提。

2 企业 OA 建设技术及功能规划现状

2.1 企业 OA 系统建设技术

当前的 OA 系统的建设及应用,主要保障企业运行 及管理过程中的信息及管理安全、系统运行的稳定性和 可操作性。不同企业、不同工作部分的 OA 系统建设重点 及规划要求也不近相同,即企业的不同工作环节、不同经 营性质的企业对 OA 系统的建设具有不同的要求。企业 办公自动化系统建设技术都应遵从系统安全、灵活、稳定 及便捷的基本要求,才能确保企业各项工作的顺利进展, 帮助企业更好地再市场经济中立足。 安全性是包括 OA 系统在内的所有工具及系统都应 首先遵循的关键前提。企业的 OA 系统建设及应用涉及 到企业内部信息交流及共享过程的安全,还直接关系到 企业运行过程中与客户及合作伙伴信息交流及共享等过 程中的安全,当前的企业办公自动化系统在建设及运行 中信息搜集、信息管理、信息监控及信息保密等方面取得 了一定的发展,但还不能完全保证系统安全。企业办公自 动化系统本身具有灵活的发展和建设特点,主要表现在 其对不同信息技术及办公工具的兼容性及极强的可扩展 性等方面。另外,OA 系统的灵活性是相对于企业 ERP 系 统及财务系统而言的。稳定性是 OA 系统建设技术的又 一重要特点,当前,我国企业 OA 系统建设技术比较先 进,网络环境及硬件条件基本满足系统性能及运行速度 的基本要求。企业 OA 系统建设及应用目的是减轻企业 日常运行及管理控制工作中的负担,降低各项工作的反 复性和复杂性,即办公自动化系统建设技术应以保障系 统操作的简便性为中心,降低操作人员负担、简化系统操 作和维护工作。

2.2 OA 系统核心功能建设

当前的 OA 系统及技术发展时间并不长,还未形成 统一、规范的建设和应用模式,可供选择的系统模型有多 种,系统建设技术及核心功能规划工作主要依据企业经 营类型及主要经营业务特点选择和应用。当前应用较为 广泛的核心功能建设平台是采用 Windows2000 或 Windows2003 环境下的 MS SQL Server2000 作为数据库 平台,提供事务、消息通讯的分发,很多企业同时采用 Windows2000 或 Windows2003 环 境 下 Microsoft Internet Information Server 为 WWW 访问服务器。此种应用环境下 的办公自动化系统在客户端只需要 Internet Explorer5.0 或以上版本的浏览器即可使用。除此之外,还有其他的系 统功能建设和完善模式可供选择,且都有安装、调试、操 作简便的优点。不同经营模式和管理体制的企业在进行 OA 系统建设过程中,采用相适应的开发及安装工具构建 相应的技术结构,建设与企业经营管理特点相符合的管 理界面及交流界面,并配备与企业 OA 系统核心功能向 适应的控制端口及使用端口,通过保障系统核心功能的 正常建设及应用,为系统整体功能建设与应用奠定基础。

2.3 OA 系统管理技术及功能建设

我国企业 OA 系统管理技术与系统功能建设是在专 门的领导及实施小组配合下、通过合作伙伴的相互配合、 配合相应的调研工作等多方面的共同作用下完成的。管 理及执行部门全体人员的有效组织和积极配合是整个 OA 系统合理建设和高效运转的重要前提,也是整个建设 和应用工作的重中之重,领导小组成员应根据既定的系 统建设目标合理配比,并安排和规划一定比例、合理层次 的计算机网络人员及 IT 人员作为系统网络搭建、核心功 能技术建设及相关操作人员指导培训工作的骨干组织, 同时安排层次分明、配比合理的工作实施人员负责 OA 系统建设及功能技术建设实施工作,另外,领导小组负责 协调和组织各工作小组的工作并及时考核与调整。OA 系 统管理技术及功能建设工作是一项复杂而重要的工作, 需要企业与合作伙伴、开发商之间的紧密合作,当前的企 业在 OA 系统管理技术及功能建设中能够较好地针对技 术管理及功能规划建设方面问题咨询开发商,较好地进 行交流和沟通,进而合理规划整个系统建设方向及技术 管理模式,但当前我国企业 OA 系统建设机制尚不成熟, 在系统规划及技术管理前期,与合作伙伴的配合及与开 发商的合作沟通等方面均存在不同程度的分歧和脱节, 导致当前我国企业 OA 系统管理技术及功能建设方面存 在较大不足,影响日后使用。