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OA 系统在盐城科协机关 阶段性运行的调查与思考

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2018-05-17 10:30:13

在互联网技术高速发展的今天,办公自动化技术应 用愈加广泛,在机关推广应用 OA 系统,成为科技发展 的新趋势。科协机关建设的办公自动化,不但可以推进 科协系统网上科协科协建设,实现系统间上下互联、左 右互通,搭建系统间的文件传递、业务督查、数据报送, 举办系统间的视频会议等等,而且可以切实加强科协系 统的凝聚力和服务力,显著提升工作效率。盐城科协机 关 OA 系统经过一段时间的推广应用,在信息共享、交换、 传递、组织和协同等方面运行良好,取得一定的实效。

一、OA 系统运行的优点

(一)工作效率成倍提高,责任清晰明了 OA 系统基本都是在网上操作,实际上是改变了人们 传统的办公方式。需要流转审批的文件,不因审批人出 差或会议而耽搁,打破了时间和空间的束缚,为防止经 办人公务繁忙,还具备催办功能。一个会议的通知,只 要在系统上发起协同,就可以迅速通知到每个人,短信、 网上都可以进行提醒。盐城科协以前在线下的工作,现 在基本可以在 OA 系统上完成。实实在在的提高了工作效 率。传递文件运行的步骤、现在到了哪一个环节,都可 以跟踪。领导与科室之间、领导和下级之间办公互动效 率大幅提升,而且形成了的良性循环。

(二)节约了办公成本,方便了信息传递 传统的办公系统,主要的形式以纸质文件为主,随 着单位工作任务增加,业务量的加大,纸张、墨粉等用 量越来越大,办公设备维修也越来越频繁,资料的储存 麻烦,查阅困难等弊端更加突出。OA 办公系统的运用, 大大减少了纸质文件和频繁打印,除了信息的存储方便、 便于查阅外,还减少了信息的传输成本,办公用品等易 耗品减低明显。

(三)实现了规范管理,增加了凝聚力。 因为 OA 系统的流程都是透明、规范的,科学无私的, 盐城科协机关 OA 系统通过近阶段的运行,各节点责任更 加清晰,人为因素得到了最大限度的避免。在 OA 办公系 统上还可以实现平等互动交流,增加了机关的凝聚力和 协同沟通能力。OA 系统的运用,提升了机关整体形象, 有利于对外宣传。

二、OA 系统建设存在的问题

(一)缺少针对科协系统的统一标准和格式的运行 系统。 随着办公系统快速发展,OA 软件开发公司也不断涌 现,但都是各自为战,缺少行业标准,目前对于科协系 统没有统一的、互联互通、成套的系统可用,上下互联 调宣建言 DIAOXUAN JIANYAN 46 / 科协论坛 / 2018.03 不畅,左右沟通不顺,小系统难溶于大系统,大系统不 适用于小系统,为系统的运行和更新埋下隐患。

(二)缺少统一的领导机构和指导部门 现在绝大多数部门的 OA 系统的建设,大多是自发 性的。盐城科协 OA 系统的实施运行,既有上级科协的要 求,也有盐城科协自身建设的内在要求。针对近阶段的 运行情况,发现目前 OA 系统水平不算高,功能不尽完善, 反馈建议到修改意见,时间间隔长,多数是修修补补, 成熟度不够。运行后期的培训没有统一的领导机构和指 导部门,这就注定是上下不顺和系统不能够发挥出最佳 应用效果。统一的领导机构,指导部门,对 OA 平台建设 有巨大的推动作用。

(三)OA 办公系统推广力度有待增强 一方面由于缺少由上到下强力推行,加上缺少配套 的资金支持,OA 系统推广进展缓慢。往往需要大力宣传, 现场演示,才能达到部分效果。另一方面,由于机关队 伍计算机水平参差不齐,从传统的纸、笔办公到电子化 网上办公,部分人不适应现代化的办公自动化软件,也 是推广 OA 系统积极性不高的原因之一。

 三、科协 OA 系统建设发展思考

(一)成立建设小组,加强组织领导 OA 系统的建设,离不开领导的大力支持。领导的带 头使用,具有示范效应和天然的推动作用。从传统的纸 笔办公,升级到现代化的办公系统,实际上是一个改革 过程。改革需要领导的大力提倡与呼吁。领导的率先使用, 有力的推动了 OA 系统的普及和培训的落实。科协 OA 系 统实施之初,就成立了领导小组,在后续的培训运行, 一直离不开领导的关心支持。

(二)选对伙伴,协力共建 “互联网+政务服务”的政策指引下,信息技术 高速发展。办公自动化技术应用软件也良莠不齐,选择 好的合作伙伴非常重要。好的软件公司,除了功能强大, 还必须有良好的合作精神。由于目前没有完全针对科协 系统的 OA 系统,这就需要在执行的过程中不断优化。因 为流程的多样化和表单的可变性,以及织机构发生变化, 人员发生变动等这些都是无可避免的。OA 系统还需求提 供大量的自定义功能,对复杂的需求辅之以定制。所以, 只用通过和软件平台的通力合作,快速开发出易扩展、 稳定、安全、易用等程序,才能适应不同的工作需求。 合作平台确定后,通过全方位沟通合作,不断开发、 优化结构,缩短开发时间,提高技术标准程度。群策群 力,本着以“人为中心、事件驱动、流程导航、表单呈 现、内外互通、应用整合、集中共享”的协同工作模式, 通过刚性与柔性、共性与个性相结合的方式,最大限度 提高工作效率和执行力。

(三)宣传和培训并举 办公系统自动化是必经之路,需要大力宣传。OA 系统不是老虎,只不过是丢掉传统的纸和笔办公,运用 现代计算机办公。只要思想上过关,克服畏难和害怕情绪, 行动上就没有阻碍。OA系统的规范化,透明化,便利 化,节约化,程序化和协同理念,加上良好的办公形象, OA系统的推广不是难事。 分期分批培训机关工作人员,加快知识更新,适应 OA 系统办公的要求,熟练掌握计算机知识、网络知识、 电子公文知识、保密知识和操作技能,使自己在知识结 构上,能够适应办公自动化的要求。大力培养协同意识, 服务意识,才能高质量、高效率的完成各项任务。 在互联网飞速发展的新时代,加强信息化建设,是 科协事业发展的必然需求。优秀的自动化办公系统,对科 协提升对外形象,节约办公成本,提高工作效率,规范办 公流程,提升执行力等有了明显的变化。随着 OA 系统的 不断完善,必将为科协事业的大发展增添新的活力!