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自来水公司 OA 系统应用情况探讨

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2018-07-27 16:12:03

上海市自来水市北有限公司是一家老牌国有供 水企业。为了与公司十二五规划战略目标及 IT 总 体规划相适应,进一步提高公司内部管理能力、办公 效率及信息化水平,于 2012 年 6 月启动办公自动化 项目,经过 1 年多时间,历经前期招投标、需求调研、 系统搭建测试和试用,现已进入稳定运行阶段,在公 司总部及下属 14 家基层单位正式使用。现就系统 实施过程中遇到的部分问题及解决方案进行探讨。 办公自动化( office automation,OA) 是将现代化 办公和计算机网络功能结合起来的一种新型办公方 式[1]。通过实现办公自动化,或者说实现数字化办 公,可以优化现有的管理组织结构,调整管理体制, 在提高效率的基础上,增加协同办公能力,强化决策 的一致性,最后实现提高决策效能的目的。 该公司是个有百年历史的老牌企业,日常流程 较规范和成熟,但也存在手工传递流程过于僵化和 烦琐的问题。市北自来水公司 OA 综合管理系统 ( 以下 简 称 OA 系 统) 的运用涉及整个集团公司 2 000多位员工,员工中普遍存在文化程度较低、年 龄偏大等问题。所以,一套适合该公司管理流程的 OA 系统应该具有易用性、实用性、灵活性以及生命 力等特点。 此次建成的 OA 系统是一个集六大平台于一体 的系统。分别是企业的通讯平台、行政办公平台、信 息发布平台、协同工作平台、知识管理平台和信息集 成平台。在完成总目标的基础上,还需充分考虑未来 发展需要,统一规划、分步实施、逐步扩展,遵循系统 的全局性和完整性原则、成熟性和先进性原则、标准化 和开放性原则、实用性和灵活性原则、可维护和扩展性 原则、安全性和保密性原则、稳定性和高性能原则。

1 项目推进的难度

该公司员工普遍存在文化程度较低、年龄偏大 等问题,此次系统又涉及人员众多,为了更好地推进 项目,我们采取了以下几点措施。

1. 1 需要领导的重视与参与 成立了以总经理为首的项目领导小组,以业务需求和技术需求管理部门负责人为主的项目管理小 组,明确项目经理和组员的工作职责。定期召开项 目进度会议,让领导真正参与到项目中,为日后的推 广工作奠定基础。

1. 2 需要业务部门的配合和支持 明确 OA 系统业务,需求管理部门( 根据项目推 进的顺序,一期主要是总经办、党办和行政部; 二期 是人事部和财务部) ,技术需求管理部门是科技管 理部。在项目启动前,科技管理部相关人员已对这 些需求管理部门进行了内部的流程调研,帮助他们 梳理和优化业务流程。一是便于科技管理部在项目 招投标时,选到更适合该公司的产品,二是待 OA 软 件供应商进场调研的时候,相关需求部门能快速、系 统地完成数据整理工作,如组织结构、业务流程、文 档资料等。

1. 3 让更多人认识到 OA 系统带来的便利性 OA 系统中新增加了全公司的通讯录、个人工 资福利费用查询及汇总、一周菜谱等功能。在系统 上线前,这些“服务”都是不提供的,而新系统通过 这些关系到每个员工切身利益的查询功能,让更多 员工开始使用 OA 系统,从而体会到系统带来的 便利。

2 项目阶段性目标的确定

在项目招投标时,就决定采用整体规划、分步实 施的方法,将 OA 项目分三期来完成。 一期主要是完成 OA 系统基础框架的搭建,部 署信息门户、新闻发布、公文流转、个人办公、综合事 务管理、知识管理等模块,并在公司总部和 2 家下属 基层单位中进行试点。通过基础功能的实现和若干 单位的试运行,让一部分人先熟悉这个系统,也为后 期推广到所有基层单位奠定基础。 二期主要是在一期项目基础上深化运用,完善 人事管理流程、财务报销流程以及与其他信息系统 的集成等功能,并将 OA 系统推广到所有基层单位。 三期主要是在一二期运用的基础上,根据业务 部门提出的优化意见进行修改。

3 项目培训管理 OA 系统的实施中一个很重要的工作就是用户 培训。必须建立一套完善的培训体系,从管理维护 和普通应用两个层次,从支撑平台和 OA 系统本身 两个方面进行全面培训。通过培训,切实建立起系 统运行所需要的维护人员和普通用户队伍。

3. 1 按角色、分阶段培训 根据不同的岗位性质和运用程度,培训对象主 要分 OA 系统管理员、关键用户( 需求管理部门的员 工及使用较为频繁的员工) 、领导用户、普通用户四 类。按实际的操作场景演示和讲解,尤其是对系统 管理员和关键用户实行多次培训,逐步深入的方式, 使用户更容易理解和接收。

3. 2 培训形式多元化 OA 系统的培训不再局限于听讲座和发放书面 培训资料,还在系统中开辟了培训资料下载专区,增 加了视频录像和操作场景模拟案例,更便于用户自 行学习。另外,还鼓励系统管理员对普通用户进行 培训,目前培训工作已全部由该公司人员独立完成。 通过这种形式的培训,发现公司人员讲解的内容更 贴近用户实际操作,还确保了培训时间的灵活性。 同时,通过培训也促进了系统管理员对系统和业务 需求的再认识。

3. 3 培训的组织 培训不是单一地由某一部门发起,而是通过项 目管理小组来组织。例如要举办一场公文管理相关 业务的关键用户培训,业务需求部门( 总经办和党 办) 、技术需求部门( 科技管理部) 会联合发会议通 知,确保各个管理条线的员工都能参加,保证了培训 的组织力度。

4 移动办公和即时通信功能 OA 系统中领导的使用范围广、频率高,但领导 经常面临外出开会或出差等问题,所以移动办公和 即时通信也是我们系统建设中需解决的一个问题。 OA 系统支持苹果 IOS、ANDROID 等主流客户 端应用,支持公司区域以外的 PC 及手机客户端在 广域网通过 SSL VPN 方式登入 OA 系统。 具有企业级即时通信软件,该软件除了基本的 即时通信功能外,还能与 OA 系统主要的功能模块 集成,即用户日常只需要登录即时通信软件亦可以 完成 OA 的主要工作事项,如流程的发起、审批,新 闻公告的查看、发布等。