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高专院校无纸化OA系统设计与实现

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2018-07-31 13:09:49

自从 2003 年以来,全国各地新升本科院校正迅速成长 为标准的普通高等院校,然而高校的发展程度不仅决定于其 各专业学科的发展情况,同时行政办公系统和档案信息的管 理也是衡量高校行政工作效率的重要指标。目前很多学校 都引进了办公自动化系统也就是 OA 系统,高校的各职能部 门以及各系、研究所都可以通过 OA 系统来发布业务信息, 然而绝大多数 OA 系统未能实现高校档案管理信息系统的 连接,导致很多信息的档案化处理仍然处于手工工作阶段, 无法实现 OA 系统数据库和档案信息数据库的共享。因此, 实现 OA 系统与档案信息的一体化管理非常必要。

1 高校 OA 系统与档案信息管理一体化建设需求

1. 1 信息转换与存储

通过一体化管理使 OA 系统中的电子公文等数据及文 件全文按照规定的数据格式要求进行转换,以实时或定时的 方式归入档案信息管理系统的数据库中,实现将电子公文的 相关信息包括公文的标题、编号、发布时间、发布单位等目录 信息自动录入到档案信息管理系统的数据库中,并与相应的 字段相对应,文件的全文以及附带的图像等多媒体信息将存 放在服务器指定的目标位置中。

1. 2 减少冗余操作

通过一体化管理的相关处理可以对 OA 中的已有数据 信息进行提取和重新组合,达到相关规则的要求之后重新生 成有用的数据,从而减少冗余操作,提高档案管理工作的效 率和质量,同时也体现信息化校园建设优化设置的目的。

1. 3 稳定性和安全性

在数据的转换和传输过程中,必须保证 OA 系统和档案 信息管理系统的稳定性和系统中数据的安全性,既确保两系 统原有数据的安全,不影响原有数据库的正常工作,又能保 证数据传输过程中的安全,确保公文信息的准确性,不影响 档案工作的根本属性。

2 高校 OA 系统与档案信息管理系统一体化建设途径

针对一体化建设需求,目前国内高校主要有两种解决途 : 一是利用联机方式进行传输归档,二是建立高度共享的 数据库中心进行传输归档处理。下面详细介绍两种方式的 工作原理。

2. 1 联机传输归档方式

这种方式可以将原有的 OA 系统和档案管理系统进行 保留,通过技术手段实现这两套系统的连接,从而使 OA 系 统中的电子公文数据能够通过网络传输直接存入档案管理 系统[1]。这种方式在实现时需要开发通用的数据接口,使系 统间可以流畅地进行跨平台的数据传输。接口程序将设置 在 OA 系统上运行,用户在使用时只需通过单击相应的动作 按钮( 如存档或归档等) ,即可通过接口程序连接到档案信 息管理系统的数据库,从而将电子公文数据写入数据库中。 OA 系统的动作按钮限制出现在显示“工作已结束”的文件 使用界面上,并且设置了数据控制要求,既只允许拥有“导出 数据”权限的用户看到这个动作按钮,操作既简单同时又具 有安全性。具体数据导出时可以分为单条导出和批量导出 两种方式。单条导出方式由于其单次导出数据较少,效率不 高等因素,现在很少使用。批量导出方式与之正相反,它可 以单次导出几百条以上的公文数据,节省时间。联机传输归 档模式的接口程序也可以实现定时或实时的自动运行。

2. 2 数据库传输归档

在现实工作中,高校的各个职能部门由于使用信息管理 系统的时间不一致,并且设计者也可能不同,导致各部门的 信息数据源各不相同,不同数据源的数据类型、数据访问方 式等方面也都有很大的差别。因此使高校的各系统之间、各 数据源之间不能直接进行数据资源的交流和共享,产生“信 息孤岛”。因此,要实现 OA 系统与档案信息管理系统的一 体化管理,消除信息孤岛是工作的重点之一。 目前,信息孤岛的消除办法有两种: 一种是将各职能部 门的信息管理系统通过系统集成的方法进行整合,实现各个 系统的无缝连接[2],这种方式形成的系统称为集成系统; 另 一种是抛弃原有的所有信息系统,重新建立符合数字化校园 标准的系统,该系统将面向全校的办公自化管理、科研管理、 教务管理、人力资源管理、学生工作管理、院系管理等工作, 通过建立全面的、高度共享的数据中心,使以上各管理工作 成为数字化校园系统的组成要素,各部门在自己的权限范围 内可以共享数据中心的资源。

2. 3 比较分析

通过比较分析以上两种归档方法,可以得出以下结论: 联机传输归档方式适合在良好的校园网络环境下使用,优点 是操作简单易实现,且成本低。数据库传输归档方式适用于 良好的数字化校园环境,这种方式既解决了电子公文信息的 归档问题,也能够处理其他类型数据的归档问题。然而在现 实生活中,鉴于第二种方法所依赖的环境要求较高,建设成 本以及各方面的协调性都要求很高。因此,联机传输归档方 式是目前解决一体化工作中电子文档归档的主要手段。