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基于工作流技术的 OA 系统流程模型设计

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2018-08-02 10:21:47

0 引 言

随着信息时代的到来和现代科学技术的突飞猛 ,尤其是计算机技术 、通信技术以及自动化技术的 长足发展 ,办公自动化(Office Automation ,简称 OA)的 应用越来越被人们所重视 。OA 以其资源共享 、协同 工作 、决策支持等方面的功能极大地提高了办公效率 和科学决策水平 。 在OA 系统中 ,工作流程设计是办公自动化系统 (OAS)开发的关键基础工作 ,其合理与否直接影响着 办公流程的准确性、自动化程度和运转效率以及系统 的安全性 、可靠性等各个方面[ 1] 。因此 ,工作流程的 设计是系统规划的重要环节 。本文在分析 OA 系统 目标的基础上, 提出了基于工作流管理的 OA 系统模 型,并对模型中的核心业务流程进行了详细的分析与 设计 。

1 基于工作流管理的OA 系统模型设计

在构建 OA 系统的系统模型时 ,必须围绕 OA 系 统目标进行设计 。一方面必须使 OA 系统能够满足 高效率处理日常事务的需要, 提供公文管理 、会议管 理、规章管理、信息管理、部门管理、日程管理 、档案管 理、系统管理等功能 ;另一方面使 OA 系统具有先进 的工作流流转特性、高度的安全性及完善的监督机制 等,为部门之间实现真正的协同工作提供保证 。 本文以工作流管理联盟(WfMC)提出的工作流管 理系统(WfMS)参考模型[ 2] 为基础, 并根据职能部门 实际办公需要, 提出了一个基于工作流管理的OA 系 统模型 [ 3] , 如图 1 所示 。 该系统模型主要由以下几个部分组成:

(1)公文管理 :对本部门的收文、发文进行有效管 理。收文包括:登记收文 、已登记的收文查询 、未登记 计 算 机 与 现 代 化 2006 年第 1 期 JISUANJI YU XIANDAIHUA 总第 125 期 的收文查询、收文办理、设置传阅人和传阅期限、收文 归档等 。发文包括:拟稿、核稿、复审、审批、登记、签 发、归档、分发等等。并且可以根据用户的权限,提供 按公文拟稿时间 、拟稿人 、发往部门 、紧急程度等多种 查询方式 。

(2)事务管理 :包括各种会议的组织安排工作 ,领 导日程安排,其他来电、来函管理, 并将重要事务结果 进行归档 ,如会议纪要等 。

(3)档案管理:对各种办完后的公文、签报、会议 纪要等重要信息进行立卷归档, 并通过 OA 工作流管 理环境管理档案的借阅、复印工作, 同时提供给用户 方便有效的检索工具 。

(4)信息管理:对各种渠道获得的原始数据进行 整理、统计报表 、分析结果, 产生各种辅助决策信息, 方便 、快捷地发布公告或消息通知 。另外还可以进行 网上办公讨论等 。

(5)个人办公 :包括通讯录、邮件管理 、日程安排、 热门站点链接等和个人密切相关的内容 。

(6)系统管理 :实现整个 OA 系统的用户及权限 管理、公用代码管理、配置管理 、数据库管理 、系统维 护等功能 。

(7)OA 工作流管理平台 :OA 工作流管理环境是 OA 系统模型的核心 , 集中解决了办公环境中的协作 问题 。

它是按照 WfMS 参考模型来实现的, 由以下几 个部分组成[ 4] :

①流程建模工具:包括图形化的流程定义 、监控 管理工具 ;

②组织/角色模型:定义部门人员的组织结构, 提供灵活的权限控制和角色定义;通过管理工具建立 或从人力资源库中提取的基于职能的部门和基于职 务的人员信息模型 。基于职能的部门必须指定缺省 的负责人 ,而基于职务的人员也必定属于某个部门。 信息模型中还包括授权代理模型, 即任务责任者指定 授权代理, 以及在任务责任者不在时代为处理事务 ;

③工作流引擎 :是整个工作流管理的核心 ,它解 释用流程建模工具定义的工作流模型, 创建过程案 例,并根据流程相关数据控制其执行, 按照调度规则 对任务进行调度 ;为用户生成工作项列表 ,提供对流 程的监控功能;

④工作项列表 :是用户工作项集合 ;一个工作项 包括处理的要求及待处理的数据对象;任务表管理器 调用应用程序对工作项列表进行处理,同时与用户交 互获得信息 ;

⑤工作流相关数据:用于各种条件判断以实现 工作流引擎对不同活动的路由选择 。

(8)计算机网络平台:计算机网络平台是构成 OA 系统环境的基础设施 ,主要由计算机及相关硬件连接 设备 、软件 、网络通信技术等组成。