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高校 OA 系统建设的关键成功因素分析

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2018-08-02 10:35:54

一、OA 系统介绍

OA英文全称Office Automation,一般译为“办公自动化”。 目前关于办公自动化还没有一个严格统一的定义,其内涵通 常是以计算机技术为核心,运用网络通信技术,使部分或全部 办公业务活动借助于各种计算机、网络设备和办公人员构成 一个对文件处理、信息管理和日常事务等进行自动化管理的 系统,从而达到无纸化、自动化、知识化的目标。 目前,OA 系统大致可分为事务型、管理型和分析决策型 等三种不同的层次类型。事务型的 OA 系统,主要功能包括 信息的产生、收集、加工、存储和查询,一般具有公文处理、网 络公告、信息发布、电子邮件传输、会议管理、档案管理等功能。 管理型 OA 系统,是把事务型 OA 系统和综合数据库紧密结 合的一种一体化的办公信息处理系统。决策型 OA 系统是在 管理型办公系统的基础上再加上决策支持系统而构成,具备 对业务数据进行分析、评测等决策支持的知识管理功能。 二、关键成功因素法介绍 关键成功因素法(Key Success Factors,KSF)是信息系统 开发规划方法之一,1970 年由哈佛大学教授 William Zani 提 出。

关键成功因素法是以关键因素为依据来确定系统信息需 求的一种 MIS 总体规划的方法。在现行系统中,总存在着多 个变量影响系统目标的实现,其中若干个因素是关键的和主 要的(即成功变量)。通过对关键成功因素的识别,找出实现 目标所需的关键信息集合,从而确定系统开发的优先次序。优 点是能够使所开发的系统具有很强的针对性,能够较快地取 得收益。 关键成功因素法主要包含 4 个步骤:

1)确定系统战略目标:主要是确定系统的总体目标和主 要功能。

2)识别所有的成功因素:主要是分析影响战略目标的各 种因素和影响这些因素的子因素,以及这些因素之间的影响 和制约关系。

3)确定关键成功因素:不同系统的关键成功因素各不相 同,即使是同一个类型的系统,由于各自所处的外部环境的差 异和内部条件的不同,其关键成功因素也不尽相同。

4)明确各关键成功因素的性能指标和评估标准。 三、OA 系统建设的关键成功因素分析 从本质而言,OA 系统是一个“OA—使用者—外部环境” 三者相互作用的过程,而 OA 系统在学校中的建设实施实际 上就是“OA—用户—学校”相互作用的过程,因此,OA系统建 设的因素主要包括系统、用户、用户所处的学校环境三个方面, 下面对此三因素逐一进行分析。

(一)OA 系统性能因素分析 OA 系统作为一个软件产品,其易用性、安全性、集成性、 前瞻性、抗衰性、可推性等六方面的因素是必须作为系统建设 的首要考虑因素。

1. 系统的易用性。无论是根据软件工程原理,还是根据 OA厂家做过的调查统计显示,系统的易用性是产品选择应考 虑的第一因素。产品的易用性包括界面友好程度、参考系统 完备程度、容错机制、提示系统完备程度等方面,人机界面友 好、参考提示完备、纠错性能强的系统,其易用性必然卓越,也 越容易被用户接受,使用推广工作相对困难较小。

2.系统的安全性。系统安全性包括三个方面。首先,高校 OA系统最基础的功能是实现学校公文的网络流转和处理,而 学校公文主要包括上级部门来文和学校下行文,尤其是上级 来文往往都有保密要求,因此,数据安全性上要求很高,这就 要求系统的用户身份认证、网络运行机制、服务器安全机制等 方面必须保证安全。其次,安全性是指所有的数据在网络传 递过程中始终保持完整,不缺失信息。很多 OA 系统公文是 采用 word 格式,由于word 自身并非开源软件,其技术不可能 为 OA 系统开发人员掌握,在系统运行过程中,曾经发生过 word 文件文本丢失的情况。再次,安全性是指在高压力条件 下,如并发用户数激增,数据吞吐量庞大,系统仍能保持平稳 运行。

3.系统的集成性。一般高校在建设数字化校园时,都会把 校园网分为外网和内网,外网主要以学校主页为主,部门、学 院主页为辅,以宣传和静态信息传递为主要目的;内网则要求 身份认证,以本校师生员工为用户,集成各种管理系统,以行 政业务管理为主要目的。OA 系统仅为内网建设的一个项目, 因此必须充分考虑数字化校园建设的要求,要具备与其他系 统的兼容、对接和数据整合的能力,可以与其他系统协同工作, 否则势必会面对重新选择的局面,造成学校资源的浪费。

4.系统的前瞻性。系统的前瞻性主要指系统的开发思路、 所使用的技术是否先进。部分高校在做系统初始设计时,往 往只要求解决迫在眉睫的问题,如公文处理、会议管理等,所 采用的技术思路没有考虑全局,缺乏前瞻型设计,这就造成以 后扩充系统功能时由于技术缺陷,只能因陋就简或重头再来。 如在选用开发技术时,部分高校还是保守认为 C/S 模式安全 系数高,容易控制,就没有选择互动性更强、操作更为灵活的 B/S 模式。这在使用以后都可能出现重新开发的情况,造成 资源浪费。

5.系统的抗衰性。OA 系统不同于部门内部管理系统,其 基本用户群体为学校教职员工,核心用户群体是学校主要行 政人员。以一个 3000 名教职员工的高校为例,其行政人员大 概占 20%,也就是 600 人左右,仅对这 600 人进行OA系统的 使用和推广培训就会耗费学校大量的人力、物力和时间成本。 同时随着计算机、网络技术的不断发展,OA 系统的初始设计 必然落后,因此只有系统具备强大的抗衰性,能够保证产品的 不断升级完善,才能在较长的时间内可持续使用,才能做到一 次投入,长期受益。 6.系统的可推性。OA 系统的用户群体数量较大,用户间 学历、计算机操作水平、网络技术、文字水平等方面差别较大, 因此,系统的可推广性和推广周期也是需要考虑的因素。一 般来说,易用性强的系统可推性较强,其推广周期相对较短, 反之亦然,同时可推性还受 OA 系统所处的环境因素制约。

(二)OA 系统用户因素分析

1.系统用户的接受程度。系统用户接受使用 OA 系统,其 原因大致可分为内外两种原因。内部原因,即是个人主观原 因,是用户希望通过OA系统解决现在工作中的问题和困难, 如希望网络办文,以摒弃费时费力的手工办文。这部分用户 往往是 OA 系统的主要使用者,对 OA 系统使用热情很高,易 于接受,便于推广。外部原因,一般就是行政权力,是学校为 了改进办公流程,提高办公效率,以行政命令的方式要求用户 使用。这部分用户是 OA 系统用户的大多数,由于 OA 系统 在初始启用过程中,很可能会保留原有工作方式,并行OA系 统,就造成工作的重复进行,部分用户可能会产生抵触情绪, 这样就造成这部分用户对 OA 系统接受程度参差不一,使用 热情不高,需要作为系统推广的主要群体。

2.系统用户的满意度。用户的满意度可分为现在满意度 和未来满意度。现在满意度建立在系统的易用性和安全性 上,系统便于使用,安全性高,可以解决现在工作中出现的问 题和困难,则系统满意度就高,系统接受程度随之也高。未来 满意度建立在系统的集成性、前瞻性、抗衰性上,若 OA 系统 具备强大的可持续发展能力,协同性强,在使用过程中,用户 满意度会随着产品的不断升级完善而逐步提升,系统的未来 满意度就高,若系统的生命力较弱,使用时间不长即面临淘 汰,系统的未来满意度肯定就低。

(三)OA 系统环境因素分析

1.领导的重视和参与。在 OA 系统的建设过程中,领导的 重视和参与主要有两方面的作用:一方面,领导的重视直接决 定资源的投入,包括对 OA 系统的建设、实施、维护及推广的 投入,可以直接推进系统建设进程,而领导的带头示范作用, 更能直接促进用户更快更好地学习使用OA系统;另一方面, 由于领导具有对全局的掌控能力和对风险的抵御能力,因此, 领导的参与可以有效抵御建设 OA 系统时可能遇到的风险。 如在系统建设过程中,是需要多个职能部门参与进行的,而出 于部门利益、责任考虑,部门之间的纠纷必然增多,此时唯有 高层领导方可协调解决。

2. 完善的制度保证。OA 系统的建设实施还需要从制度 上加以保障,完整的管理制度应该包括领导机制、用户范围、 责任归属、监督考核机制、业务流程明细及应急预案等一系列 内容,确保做到分工准确、职责明晰、流程科学、监督到位。

3.通过以上的因素分析,可以看出,这些因素都是 OA 系 统建设的关键成功因素,理论上完善的 OA 系统建设时都需 要考虑这些因素,但在实际工作过程中,由于各个学校实际情 况不同,着眼点不同,各校在建设时往往只会考虑其中部分因 素。