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浅谈高校办公自动化系统的研究及应用

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2018-08-06 10:07:53

OA(Office Automation)系统即我们常说的办公自动化系统,它起源于上个世纪 70年代的西方发达国家。OA系统是随着网 络通信、数据库技术发展而兴起的一种管 理软件,目前已经被广泛的应用于企事业 单位的日常工作中,能有效的提高工作效 率和管理水平。高校的行政管理工作中通 常是文件繁多、公文流转速度慢、信息共享 不充分、公共信息传达效率低等问题。因 此,加快部门间的公文流转,合理实现信息 共享,高效完成信息传达是高校实现现代 化办公的基本要求,高校O A的建设也要基 于以上需求来完成。

1 OA系统开发平台的选择

.NET平台提供了企业级应用框架标准,为搭建可伸缩性、灵活性、易维护性的 O A系统提供了很好的机制。它可以实现跨 平台应用开发,支持控件动态绑定,便于和 SQL Server、Oracle等大型关系数据库进行 连接,适合分布式信息系统的开发。    

2 OA系统的架构

考虑目前 O A 系统异地办公和移动办 公的需求,高校OA系统宜采用B/S架构(浏 览器和服务器结构)设计,B/S架构相对于 传统的C/S架构不需安装客户端软件,用户 使用时更方便、快捷、高效。后台数据库宜 采用功能强大的SQL Server数据库,OA系 统的技术架构图见图1。通过浏览器请求服 务,逻辑层对客户请求作出响应,然后通过 数据库服务器,响应Web服务器的数据请 求返回数据给用户。

3 OA系统功能的实现

高校O A 系统的功能需求不同于企业 单位,而是要更注重公文管理、公共信息、 个人办公、在线交流这几个模块,在校内局 域网或广域网中通过O A 系统的这些功能 可以比较高效、快速地进行公文流转、通知 和新闻的发布,能有效的解决各部门之间 的沟通问题。O A系统功能结构图如图2。



3.1 公文管理

公文收发管理是 O A 系统的重要组成 部分,也是高校行政办公中的主要工作。公 文管理需要完成从公文生成到存档的整个 周期,这个周期主要包括公文生成、公文流 转、存档管理三个部分。生成公文后经过流 转最后存档,实现电子化的文档管理,方便 后期的查询、借阅和调用。公文的生成要求 公文编号能实现自动生成和手工输入,公 文的流转要求有强大的工作流支持,公文 流转结束后自动存档,能通过档案整理或 案卷管理按照公文的种类、性质、收文单位 (发文单位)、重要程度等性质进行归纳管 理。这样可实现高校的无纸化办公,完成公 文处理的自动化。

3.2 公共信息

通知、新闻、公告的发布是高校行政工 作的难点,往往一个简单的工作安排或事 项也要召集大家开会通知或电话传达,这 使得效率很低,成本很高。通过O A 平台可 以很好的解决这一问题。相关通知、新闻或 公告的发布人只要拟好文件,按照O A设置 的审批流程,经过领导审批后,信息就可以 发布出来,只要用户登录系统,便可以收到 提示,查看最新信息。这就避免了以往的大 事小事要开会,通知公告要碰头的现象,节 约了时间,提高了工作效率。

3.3 个人办公

个人办公是O A系统的基础模块,主要 功能有日程安排、日记、工作计划的制定, 这些事日常工作中不可缺少的部分。通过 O A 系统进行录入数据后, 方便日后的查 询、汇总,并且可以设置是否对外公开、共 享,这使得部门内或部门之间可以进行交 流和数据的交换,实现信息的有效共享。

3.4 在线交流

实现用户之间的良好的沟通是OA系 统的重要目标 , 通 过 O A 系统中的网络寻 呼,能实现有效的沟通,且节省电话费用的 开支。 此外,高校的O A系统还可以根据实际 需求开发人力资源、学生档案等模块。